時間管理のコツは「1日の予定を減らす」こと

(Forbes JAPAN)

会議を減らす

社内会議、特に定例会議の問題は、開催そのものが目的となってしまいがちなことだ。

出席人数を減らす

会議の理想的な出席人数は5～9人。

10人以上だと発言時間の奪い合いになり、4人以上だと考え方がかたよる。これは、グーグルが採用する6人～8人のグループに分けたオフィススペースがうまく機能している理由の一つでもある。メンバーの時間を大切にするなら、最も効果的に時間を使える環境を作りましょう。

議題を減らす

フィンランドの子どもたちは、少ないテーマについてより深く学ぶ。あなたもこれに倣うべきだ。

準備、休憩、完遂の時間を増やす

事前の資料読み込み、作業、検討の時間を多くし、本番中は休憩を多く取り、振り返りや集中して実現するための時間を増やすこと。

時間の使い方を見直そう

「40-30-20-10の法則」に従えば、最も優先順位の高い3つのことに90％の時間を費やせる。最近の調査では、CEOがトップ3の優先事項に費やす時間は66％で、その内訳は38％が運営上、23％は組織上、5％が戦略上の案件だった。理想の割合とは言えず、CEOですら改善の余地があることが示された。他人が頼んでくる多数の仕事をこなすことをやめる方法を真剣に考え、一番重要なことに最大の効果を発揮できると分かっている少数のことに使える時間を生み出そう。

＃. 「40-30-20-10の法則」

使える時間の40％を最優先事項に、30％を2番目、20％を3番に重要なことに使い、残り10％は「40-30-20-10の法則」他のことに使う。

私にも経験があるが参加者のほとんどが会議を無駄だと感じていても、誰も指摘したがらないことがたびたびあった。

時間の管理をうまく使い、多くのことをしようとするのではなく、1つに集中し、より少ない活動に集中することだ。今後、AIが導入されるかもしれない。「新たな仕事を発掘できるAI」の登場かもしれない。